En esta sección encontrarás una lista de los cargos más frecuentes para Administración de sistemas. Podrás saber el propósito central de cada uno, las habilidades, funciones y responsabilidades que requieren.
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Analista de Sistemas y Tecnología
Propósito
Facilitar a las dependencias de la empresa herramientas informáticas y las aplicaciones necesarias para mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo.
Competencias
- Capacidad para comprender la actividad de la empresa y el sector económico al que pertenece y, de esta manera, añadir valor desde su área de trabajo
- Es la necesidad de contar con información adicional que permita tener un mejor conocimiento sobre las cosas. Implica la identificación de nuevas fuentes de información que generen una diferencia con respecto a lo conocido por todos los miembros de la organización.
- Capacidad para trabajar con otros, entender la diferencia y buscar objetivos comunes.
- Realiza la separación de la situación en partes que son identificadas o categorizadas, de forma que se puedan realizar comparaciones constantes de sus diferentes detalles. Implica la identificación de las relaciones causa-efecto de los eventos.
- Capacidad para enfrentar las situaciones de tensión y mantener un adecuado control de sus emociones, lo que implica trabajar continuamente por un objetivo aunque las circunstancias sean adversas.
Funciones:
- Analizar el soporte tecnológico requerido por la empresa y proponer su actualización, desarrollo o adquisición.
- Crear y mantener actualizados manuales de seguridad informática para ser aplicados por parte de los funcionarios de la empresa.
- Evaluar las necesidades de capacitación de los funcionarios en el uso de los recursos tecnológicos para ser incluidas en el plan de capacitación de la empresa.
- Revisar periódicamente el funcionamiento de los equipos de la empresa, programar el mantenimiento y recomendar nuevas adquisiciones.
- Evaluar las necesidades administrativas y logísticas de la Oficina de Sistemas para la óptima prestación del servicio y recomendar soluciones.
- Elaborar el presupuesto de recursos informáticos para ser incluido en el presupuesto general de la empresa.
- Sugerir acciones para el mejoramiento continuo de los procesos y uso de las tecnologías de la información a través de indicadores de gestión.
- Implementar las medidas correctivas recomendadas por los órganos de control internos y externos.
Asesor Comercial
Propósito
Alcanzar las metas de ventas y mantener excelentes relaciones con el cliente a fin de lograr su satisfacción con los productos y servicios prestados.
Competencias
- Capacidad para transmitir ideas, de manera verbal o escrita, con la suficiente claridad para que no se presenten confusiones. Gusto por compartir conocimientos e información importante en el desarrollo de las actividades laborales.
- Es la capacidad de convencer a los demás para que realicen determinada acción, persuadirlos o influenciarlos para que lleven a cabo determinado plan. seguridad y firmeza.
- Capacidad para desarrollar y mantener una base de datos de contactos que son o pueden ser esenciales en A través de sus amistades o contactos personales obtiene datos de nuevos la operación del negocio, a corto, mediano y largo plazo.
- Contar con la energía suficiente para dar respuesta a las exigencias del medio.
- Capacidad de interpretar y entender los pensamientos, la conducta, los sentimientos y las preocupaciones de las personas .
Funciones:
- Conocer la empresa, sus productos y servicios.
- Asesorar a los clientes sobre los productos y servicios de la empresa, prestándoles la mejor atención antes y después de la venta.
- Mantener permanente comunicación con los clientes buscando resolver sus inquietudes y que cada vez estén más satisfechos.
- Organizar con anticipación el programa de visitas y llamadas a los clientes.
- Cobrar a los clientes las facturas pendientes de pago.
- Confirmar con el cliente el recibo de la mercancía o servicios a su satisfacción.
- Controlar el cumplimiento de las metas de venta y aplicar correctivos en caso de requerirse.
- Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y mercados.
- Cumplir las metas de ventas.
- Realizar informes sobre sus actividades y entregarlos al jefe inmediato.
Auxiliar Administrativo y Financiero
Propósito
Apoyar la gestión de los procesos administrativo y financiero a fin de contribuir con el normal funcionamiento de la empresa.
Competencias
- Habilidad para trabajar con números.
- Capacidad para desarrollar trabajos que impliquen detección de errores o detalles.
- Capacidad para apoyar a su equipo de trabajo o a otros, sin importar el grado de diversidad que se presente.
- Es la capacidad que tienen las personas de actuar con Actúa como un profesional en cualquier momento y es un referente para los demás, tolerancia bajo momentos en los cuales existe cierta intensidad laboral sin alterar su conducta laboral.
- Capacidad de interpretar y entender los pensamientos, la conducta, los sentimientos y las preocupaciones de las personas .
Funciones:
- Girar los cheques para pagos a proveedores de acuerdo con el presupuesto.
- Programar y verificar los trámites de compras de dólares y otras monedas extranjeras.
- Manejar la caja para pagos menores de la empresa y elaborar los informes respectivos.
- Coordinar las actividades de mensajería verificando su cumplimiento.
- Manejar el archivo de la dependencia cuidando su conservación de acuerdo con los procedimientos.
- Redactar correspondencia, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos especiales y del normal funcionamiento de la dependencia.
- Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
- Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas para entregar al jefe inmediato.
Auxiliar de Archivo y Documentación
Propósito
Recibir, organizar y conservar la documentación del archivo para facilitar el acceso y consulta a las demás dependencias de la entidad.
Competencias
- Capacidad para apoyar a su equipo de trabajo o a otros, sin importar el grado de diversidad que se presente.
- Habilidad para comprender varias situaciones que no están interrelacionadas como una situación global. Al mismo tiempo, capacidad para unir sus partes, identificar los puntos clave e involucra el pensamiento creativo.
- Capacidad para establecer y mantener relaciones positivas y duraderas con compañeros, proveedores y clientes internos o externos.
- Capacidad para enfrentar las situaciones de tensión y mantener un adecuado control de sus emociones, lo que implica trabajar continuamente por un objetivo aunque las circunstancias sean adversas.
- Capacidad para entender el por qué de los cambios y detectar fácilmente las ventajas que traería una nueva situación, sin llegar a perder sus valores e ideas. Trabaja con el cambio y no contra él.
Funciones:
- Recibir de las demás dependencias la documentación a ser archivada.
- Clasificar la documentación, organizarla y archivarla de acuerdo con las normas legales que apliquen.
- Proporcionar información del material archivado a las demás dependencias, según las normas establecidas.
- Controlar la entrega de documentos solicitados por las diferentes áreas de la empresa, de acuerdo con el procedimiento establecido.
- Realizar inventarios de archivos para reubicar los documentos de años pasados o inactivos en los sitios que corresponde.
- Recibir los documentos contables ( egresos y recibos de caja) revisando que estén en orden consecutivo para enviarlo a empastar, junto con los demás documentos previamente organizados.
- Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos para el manejo de archivo en la empresa.
- Asegurar la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación cuidando que se cumplan los reglamentos establecidos.
Auxiliar de Servicio al Cliente
Propósito
Apoyar la labor de atención a los clientes que soliciten información sobre la empresa, sus productos, servicios, o quejas y reclamos, para contribuir con la buena imagen de la empresa y al logro del objetivo de satisfacción del cliente.
Competencias
- Capacidad para transmitir ideas, de manera verbal o escrita, con la suficiente claridad para que no se presenten confusiones. Gusto por compartir conocimientos e información importante en el desarrollo de las actividades laborales.
- Es la habilidad para desarrollar relaciones basadas en el respeto y el entendimiento entre las personas. Comprende sus intereses y sus pensamientos.
- Capacidad para identificar los elementos que hacen parte de un sistema y la relación entre ellos, con el fin de buscar vías de solución.
- Habilidad para dar soluciones diversas y efectivas al cliente, de acuerdo con sus necesidades y las de su negocio; además de ofrecer respuesta rápida y oportuna para idear diferentes alternativas que permitan la solución de un problema futuro.
- Capacidad para entender el por qué de los cambios y detectar fácilmente las ventajas que traería una nueva situación, sin llegar a perder sus valores e ideas. Trabaja con el cambio y no contra él.
Funciones:
- Conocer la empresa, sus productos y servicios que presta.
- Atender directamente las solicitudes de información o las quejas y reclamos de los clientes, de acuerdo con el procedimiento establecido.
- Registrar en la base de datos las solicitudes atendidas y elaborar informe para el diseño de estrategias de la empresa.
- Asegurar la resolución de las quejas y reclamos para satisfacción del cliente y de la empresa.
- Organizar y coordinar el envío de elementos promocionales y de cortesía a los clientes como catálogos, muestras de productos y otros que se establezcan.
- Mantener actualizada la base de datos de los clientes para que la empresa pueda contactarlos oportunamente.
- Archivar los documentos resultantes de la gestión de servicio al cliente cumpliendo el procedimiento establecido para su manejo y conservación.
Coordinador Comercial
Propósito
Coordinar el equipo de ventas orientándolo al logro de las metas establecidas y a la consecución de nuevos clientes.
Competencias
- Habilidad para establecer con facilidad relaciones comerciales.
- Capacidad para mantener control y seguimiento continuo de las tareas, la información y las funciones asignadas; además de verificar que éstas sean claras y Controla el progreso de un proyecto respecto a sus objetivos y plazos; además lleva que se cuente con los recursos necesarios disponibles. un seguimiento detallado de las actividades propias y de los demás.
- Capacidad para establecer y mantener relaciones positivas y duraderas con compañeros, proveedores y clientes internos o externos.
- Habilidad para dar soluciones diversas y efectivas al cliente, de acuerdo con sus necesidades y las de su negocio; además de ofrecer respuesta rápida y oportuna para idear diferentes alternativas que permitan la solución de un problema futuro.
- Habilidad para motivar a su equipo en el desarrollo de sus conocimientos, capacidades y competencias. Promueve una inteligencia altamente calificada de forma individual y colectiva.
- Capacidad para hacer seguimiento a su equipo.
Funciones:
- Orientar, motivar y controlar las actividades del equipo de ventas a su cargo.
- Mantener permanente comunicación con los clientes para conocer sus necesidades, gustos, preferencias y nivel de satisfacción con los productos y servicios prestados por la empresa.
- Apoyar la consecución de nuevos clientes a través de comunicaciones, envío de material promocional o visitas directas, entre otros.
- Proveer información para la toma de decisiones elaborando cuadros estadísticos de ventas.
- Apoyar la elaboración de documentos con destino a licitaciones o concursos para obtener contratos con entidades del sector público.
- Participar en la coordinación de los eventos comerciales que organice la empresa.
- Supervisar los puntos de venta revisando sus resultados, disponibilidad de mercancía, cumplimiento de actividades y hacer los ajustes necesarios para mejorarlos.
- Coordinar las actividades comerciales con las áreas de producción, logística y administración para asegurar mejores resultados.
- Mantener informado al jefe inmediato sobre la marcha del proceso a su cargo.
Coordinador de Archivo y Documentación
Propósito
Asegurar la debida conservación y organización de los documentos de la entidad en el archivo, a fin de garantizar su existencia y facilitar su consulta.
Competencias
- Capacidad para mantener control y seguimiento continuo de las tareas, la información y las funciones asignadas; además de verificar que éstas sean claras y Controla el progreso de un proyecto respecto a sus objetivos y plazos; además lleva que se cuente con los recursos necesarios disponibles. un seguimiento detallado de las actividades propias y de los demás.
- Consiste en la capacidad para convivir con los demás y crear relaciones amables, exitosas y provechosas. Habilidad para mantener una buena relación consigo mismo y con los demás.
- Capacidad para reunir un grupo de personas y convertirlo en un equipo de alto desempeño, en el que cada miembro tiene claridad sobre sus responsabilidades y su aporte en el logro de objetivos comunes.
- Capacidad para trabajar en ambientes extranjeros o con personas de otras culturas.
- Contar con la energía suficiente para dar respuesta a las exigencias del medio.
Funciones:
- Planificar, coordinar y controlar las actividades de los auxiliares administrativos a su cargo.
- Revisar la clasificación y archivo de los documentos almacenados con el objetivo de facilitar las consultas y garantizar el cumplimiento de las normas que apliquen.
- Coordinar la oportuna atención de las solicitudes de documentos realizadas por los usuarios y verificar la devolución del material al archivo.
- Proponer y coordinar la aplicación de normas técnicas para el manejo del archivo en la entidad.
- Verificar el estado de las instalaciones del archivo y gestionar las adecuaciones requeridas.
- Monitorear el estado de los documentos en los depósitos de archivo para garantizar su conservación.
- Atender y resolver problemas que se presentan en el archivo.
- Coordinar con los proveedores el empaste de los diferentes documentos y recibir a satisfacción los trabajos.
- Responder por las actividades relacionadas con el manejo y organización de los archivos cuidando que se cumplan los reglamentos establecidos por la entidad.
Coordinador de Sistemas y Tecnología
Propósito
Coordinar las actividades del Departamento de Sistemas a fin de brindar un óptimo servicio de tecnologías de información.
Competencias
- Capacidad para transmitir ideas, de manera verbal o escrita, con la suficiente claridad para que no se presenten confusiones. Gusto por compartir conocimientos e información importante en el desarrollo de las actividades laborales.
- Capacidad para identificar los elementos que hacen parte de un sistema y la relación entre ellos, con el fin de buscar vías de solución.
- Capacidad para incrementar el conocimiento a través de innovación y búsqueda de nueva información, mezclar la experiencia con la creatividad y desarrollar un valor agregado que arroje nuevos conocimientos.
- Capacidad para reunir un grupo de personas y convertirlo en un equipo de alto desempeño, en el que cada miembro tiene claridad sobre sus responsabilidades y su aporte en el logro de objetivos comunes.
- Capacidad para hacer seguimiento a su equipo.
Funciones:
- Verificar que el personal del Departamento de Sistemas atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las dependencias de la empresa.
- Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la división.
- Participar en la definición del soporte tecnológico requerido por la empresa.
- Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por los órganos de control internos y externos.
- Controlar la calidad de los servicios de tecnologías de información a través del uso de indicadores de gestión.
- Capacitar a los funcionarios de la empresa en el uso de los recursos tecnológicos.
- Asegurar el cumplimiento de las normas de seguridad informática por parte de los funcionarios de la empresa, mediante la publicación de manuales y jornadas de capacitación.
- Identificar, implementar y mejorar los procesos de tecnologías de información.
- Evaluar y coordinar el desarrollo o compra de tecnologías de información que necesita la empresa.
- Proponer las normas, estándares y metodologías para la gestión y uso de recursos de tecnologías de información, considerando las mejores prácticas del sector.
Docente
Propósito
Garantizar que el estudiante adquiera los conocimientos adecuados para su profesión a fin de favorecer su desarrollo personal, el de las empresas, la comunidad y el país.
Competencias
- Capacidad para transmitir ideas, de manera verbal o escrita, con la suficiente claridad para que no se presenten confusiones. Gusto por compartir conocimientos e información importante en el desarrollo de las actividades laborales.
- Es la habilidad para desarrollar relaciones basadas en el respeto y el entendimiento entre las personas. Comprende sus intereses y sus pensamientos.
- Capacidad para construir y mantener relaciones directas con los clientes, de modo que tenga un profundo conocimiento de su negocio y las necesidades a corto, mediano y largo plazo.
- Se basa en alcanzar los objetivos propuestos de una manera excelente, eficaz y eficiente, de forma que se constituya un equipo capaz de autodirigirse.
- Motivación para llevar a cabo todo aquello que se proponga, sin importar el tipo de esfuerzo que deba hacer. Generalmente consigue los resultados que se plantea o que le son encomendados.
Funciones:
- Diagnosticar las necesidades de formación para el óptimo desempeño en la profesión, teniendo en cuenta sus características y las exigencias legales y sociales.
- Diseñar el currículum o planes de los cursos que comprenden los objetivos, contenidos, actividades, recursos y evaluación.
- Diseñar estrategias de enseñanza aplicando la metodología adecuada y eligiendo los materiales que se emplearán, el momento de hacerlo y la forma de utilización.
- Preparar las clases y el material a utilizar en cada jornada académica, despertando el interés, la participación y el deseo de aprender de los estudiantes.
- Gestionar el desarrollo de las clases manteniendo el interés de los estudiantes y propiciando un ambiente de disciplina y orden.
- Facilitar la comprensión de los contenidos básicos y fomentar el autoaprendizaje, indicando a los estudiantes fuentes de información, materiales didácticos y otros recursos.
- Realizar la evaluación y retroalimentación al desempeño y aprendizaje de los estudiantes.
- Actualizar permanentemente sus conocimientos de acuerdo a los requerimientos de la profesión y de la sociedad a fin de aportar a los estudiantes la formación necesaria para su mejor desempeño laboral y social.
- Preparar y entregar los informes requeridos en la forma y con la oportunidad establecida.
- Participar en los proyectos de investigación para profundizar sus conocimientos y participar en la actualización de los planes académicos.
Gerente de Proyectos
Propósito
Formular, dirigir y gestionar proyectos de investigación e inversión a fin de procurar el máximo aprovechamiento de los recursos y oportunidades.
Competencias
- Habilidad para trabajar con números.
- Capacidad para identificar los elementos que hacen parte de un sistema y la relación entre ellos, con el fin de buscar vías de solución.
- Capacidad para mantener control y seguimiento continuo de las tareas, la información y las funciones asignadas; además de verificar que éstas sean claras y Controla el progreso de un proyecto respecto a sus objetivos y plazos; además lleva que se cuente con los recursos necesarios disponibles. un seguimiento detallado de las actividades propias y de los demás.
- Capacidad para reunir un grupo de personas y convertirlo en un equipo de alto desempeño, en el que cada miembro tiene claridad sobre sus responsabilidades y su aporte en el logro de objetivos comunes.
- Habilidad para coordinar y administrar talento humano, recursos económicos, materiales, logísticos e informáticos, de modo que se cumplan los objetivos establecidos, en términos de calidad, productividad, eficiencia y eficacia.
- Capacidad para hacer seguimiento a su equipo.
Funciones:
- Alinear el proyecto con las necesidades y objetivos de la empresa.
- Definir los objetivos del proyecto de manera que sean claros y alcanzables.
- Determinar los recursos físicos, humanos y financieros que se necesitarán para llevar a cabo el proyecto.
- Asignar y orientar las actividades del equipo de trabajo a su cargo, garantizando que reciba toda la información necesaria y ejerciendo la supervisión adecuada.
- Administrar los costos controlando las desviaciones en comparación con el presupuesto.
- Controlar los tiempos de ejecución para lograr entregar el proyecto en el plazo determinado.
- Negociar con los proveedores externos para asegurarse de que los materiales requeridos para el proyecto se reciban oportunamente.
- Hacer seguimiento y control comparando los resultados alcanzados con las metas trazadas.
- Administrar los problemas y cambios que el proyecto exija sobre la marcha.
- Elaborar informes de resultados, propuestas y recomendaciones.
Gerente de Sistemas y Tecnología
Propósito
Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades del Departamento de Sistemas a fin de brindar un óptimo servicio de tecnologías de información de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Competencias
- Habilidad para trabajar con números.
- Capacidad para mantener control y seguimiento continuo de las tareas, la información y las funciones asignadas; además de verificar que éstas sean claras y Controla el progreso de un proyecto respecto a sus objetivos y plazos; además lleva que se cuente con los recursos necesarios disponibles. un seguimiento detallado de las actividades propias y de los demás.
- Habilidad para motivar a su equipo en el desarrollo de sus conocimientos, capacidades y competencias. Promueve una inteligencia altamente calificada de forma individual y colectiva.
- Realiza la separación de la situación en partes que son identificadas o categorizadas, de forma que se puedan realizar comparaciones constantes de sus diferentes detalles. Implica la identificación de las relaciones causa-efecto de los eventos.
- Capacidad para hacer seguimiento a su equipo.
- Motivación para llevar a cabo todo aquello que se proponga, sin importar el tipo de esfuerzo que deba hacer. Generalmente consigue los resultados que se plantea o que le son encomendados.
Funciones:
- Proponer al Gerente el Plan de Tecnologías de Información y liderar su desarrollo e implementación.
- Supervisar la efectiva atención de las necesidades de soluciones tecnológicas a las distintas dependencia en forma eficiente y oportuna.
- Participar en la definición del soporte tecnológico requerido por la empresa.
- Asegurar el óptimo funcionamiento de los sistemas y tecnologías que apoyan la operaciones de la empresa.
- Proponer, gestionar y atender la actualización de los sistemas de información, en coordinación con las demás dependencias, incorporando mejores prácticas y nuevas tendencias tecnológicas.
- Proponer los planes y presupuestos para la adquisición de recursos de tecnologías de información.
- Establecer las normas y estándares para las actividades y uso de recursos de tecnológicos de la empresa.
- Hacer seguimiento y control comparando los resultados alcanzados con las metas trazadas y aplicar correctivos en caso de necesitarse.
Programador
Propósito
Desarrollar y asesorar la adquisición de las herramientas y aplicaciones informáticas requeridas por la empresa para mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo.
Competencias
- Capacidad para desarrollar trabajos que impliquen detección de errores o detalles.
- Capacidad para comprender la actividad de la empresa y el sector económico al que pertenece y, de esta manera, añadir valor desde su área de trabajo
- Capacidad para incrementar el conocimiento a través de innovación y búsqueda de nueva información, mezclar la experiencia con la creatividad y desarrollar un valor agregado que arroje nuevos conocimientos.
- Capacidad para enfrentar las situaciones de tensión y mantener un adecuado control de sus emociones, lo que implica trabajar continuamente por un objetivo aunque las circunstancias sean adversas.
- Capacidad para entender el por qué de los cambios y detectar fácilmente las ventajas que traería una nueva situación, sin llegar a perder sus valores e ideas. Trabaja con el cambio y no contra él.
Funciones:
- Participar en la evaluación de necesidades de software y demás sistemas de información que requiere la empresa.
- Desarrollar soluciones de sistemas de información de propiedad de la empresa.
- Participar en los procesos de adquisición y pruebas de las soluciones informáticas compradas a terceros.
- Participar en los procesos de implementación de las nuevas tecnologías de la empresa.
- Elaborar y actualizar documentación de los sistemas de información de acuerdo con la
metodología técnica que se aplica.
- Efectuar el mantenimiento y actualización de los sistemas de información garantizando su adecuación a las necesidades de la empresa.
- Elaborar material de soporte que oriente a los usuarios en el adecuado manejo de los sistemas de información.
- Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por los órganos de control internos y externos.